La difficulté d'organisation d'un cosplay dépend tout d'abord de la taille de l'événement concerné.

Si l'événement vise une durée inférieure à une heure et un nombre d'inscrits inférieur à 30, ce sera un "petit" cosplay ; sur les salons de fans de manga, généralement, on fait plutôt de "gros" cosplay, avec un nombre de participants dépassant facilement la centaine et une durée plus proche des deux heures.

Pour un petit cosplay, généralement 6 à 8 volontaires de la Cosplay Factory suffisent. Pour un gros cosplay, on devra venir à plus, souvent entre 10 et 15 suivant la taille de l'événement.

Il nous est possible d'organiser un cosplay sous forme de concours ou sous forme de simple défilé. En cas de concours, tout un système de notation (simple ou plus élaboré), de jury (composé de cosplayers non participants, ou composé de gens du public), se met en place, systèmes toujours différents selon les cas et les envies des salons.

L'organisation d'un cosplay a certaines nécessités :
- Vestiaires
Le cosplayer doit avant tout avoir un lieu pour se changer. Si possible deux salles, afin d'avoir un vestiaire pour les filles et un autre pour les garçons. Nous essayons généralement d'avoir en permanence au moins un volontaire dans les vestiaires, de façon à pouvoir proposer aux cosplayers un service de "consigne", afin qu'ils puissent laisser leurs affaires en toute sécurité et profiter de l'événement.
- Ravitaillement
Organiser un événement avec de nombreux participants, cela nécessite de leur proposer au strict minimum quelques bouteilles d'eau, et si possible un peu de nourriture (brioches, barres chocolatées, pommes, sont souvent appréciées).
- Espace
Il convient de recevoir les cosplayers dans un espace digne d'eux. Leurs costumes peuvent être volumineux (ailes, grandes armes factices, etc), et il n'est ni pratique ni sympathique de les cantonner dans un espace trop petit. S'ils se marchent dessus, personne ne s'amusera. De plus, un espace suffisamment grand permet aux photographes de pouvoir immortaliser les costumes dans de meilleures conditions.
- Chaises
Quelques moyens de s'asseoir sont toujours les bienvenus, en particulier si le défilé compte de nombreux participants ; attendre son tour peut être long, et s'asseoir par terre en costume n'est pas toujours possible.
- Lots
Si l'événement est un concours, il faut évidemment prévoir des lots pour les gagnants.
- Scène
C'est une évidence, qui dit défilé dit scène. Un espace de 3m sur 5m sera le strict minimum pour une scène, il faut que les participants puissent y monter, et éventuellement y faire leur chorégraphie (danse, combat, saynète, etc).